איך לנהל זמן נכון ואפקטיבי?

כולנו היינו שמחים לקבל עוד זמן.
אם נחשוב על זה לרגע לעומק, זמן זה מהמשאבים הכי חשובים שיש לנו.
אנחנו תמיד רוצים עוד ממנוזה בטוח.

אנחנו רוצים עוד זמן לעבוד,
אנחנו רוצים עוד זמן לסיים משימות,
אנחנו רוצים עוד זמן עם האנשים שחשובים לנו,
אנחנו רוצים עוד זמן לעצמינו.

אנחנו ממש לא אוהבים את התחושה של הלחץ.
מחסור בזמן גורם לנו בהכרח לתחושת לחץ גבוהה.
תחושה של חוסר שליטה, של חוסר וודאות.
אני אספיק?“ ”אני לא אספיק?“
כשאנחנו בלחץ הרבה פעמים תחושת כאוס ובלאגן מובילות אותנו.
מה שככל הנראה גורם לעוד יותר בלאגן וכאוב,
שמוביל ל, ניחשתם נכון,
לעוד זמן מבוזבז.

אז כרגע אין לנו עדיין טכנולוגיה שנועדה להוסיף לנו זמן ליום,
אולי עוד תיהיה, אין לדעת.
בעיניי אחת הדרכים הכי טובות שיש לנו,
היא לדעת לנהל את הזמן שלנו בצורה נכונה ואפקטבית.
ניהול זמן נכון מאפשר לנו לעלות את תחושת השליטה ביום יום שלנו ולהוריד את תחושת הלחץ.

יותר מזה,
אני
מאמינה שניהול זמן נכון ואפקטיבי תורם באופן ישיר לתחושת הרוגע והשלווה שלנו,
ואיתם גם לתחושת המסוגלות העצמית.
ברגע שנצליח לנהל את הזמן שלנו בצורה האפקטיבית ביותר,
נוכל לשלב ביום יום שלנו את כל מה שחשוב לנו בחיים.
לפחות את הרוב..😉

באופן אישי, בתור עצמאית, ניהול זמן ומשמעת עצמית הם דברים מאוד חשובים עבורי ביום יום.
במהלך השנים אספתי הרבה כלים ודרכים לניהול זמן אפקטיבי.
אלו הם 5 דרכים שמביאות לתוצאות הכי אפקטיביות בעיניי.

5 דרכים לנהל את הזמן שלך נכון ואפקטיבי יותר


1. לנהל יומן

נשמע פשוט וטריוויאלי אומנם אבל אני שמה לב שלא הרבה אנשים דואגים לרשום את הפגישות/ משימות שלהם באופן קבוע.
דאגו שיהיה לכם מענה קבוע לצורך לרשום את הדברים שאתם צריכים לעשות.

ניתן לנהל יומן פיזייומן שמחולק לזמנים ומועדים של השנה,
ואפשר לנהל יומן דיגטלי בצורת הלוח שנה בטלפון, אפליקציה, או גוגל קאלנדר במחשב.
אבל חייב להיות מקום קבוע ויחיד שאליו אתם ניגשים לרשום ולקבוע פגישות.

אם אתם חלק מהמשימות כותבים ביומן הפיזי וחלק משימות רושמים בטלפון,
זה עדיין משאיר אתכם עם בלאגן וחוסר ידיעה לגבי הלוז שלכם.
בחרו אחד, והישארו מחיובים אליו.
רשמו בו את הפגישות שלכם שכוללים אנשים אחרים,
אבל גם את המשימות שיש לכם לעשות.

העיקר לכתוב.
גם אם אתם לא יודעים באותו הרגע שאתם כותבים מתי הזמן הכי נכון לבצע את המשימה,
ואין לכם מושג איפה לשבץ את המשימה ביומן זמנים שלכם,
העיקר הוא לכתוב את כל הדברים במקום אחד.
וכשתדעו מועד ספציפי יותר למטלה הזאת, תוכלו לשבץ אותה בזמן הנכון עבורכם בשבוע.

זה שווה את המאמץ, כך תוכלו להיפטר בקלות מהתחושה: ”אני יודע שיש לי משהו לעשות אבל אני לא זוכר מה…“

2. לתכנן בתחילת השבוע

הקדישו חצי שעה בתחילת השבוע לתכנון.
קחו את היומן שלכם (מהסעיף הקודם), ושבו לכמה רגעים לבד.

צעד ראשון:
תסתכלו על השבוע הקרוב ותתחילו למלא בו את המשימות או הפגישות שאתם יודעים כבר שעומדות להתרחש (בהנחה שהם עדיין לא כתובים לכם).
לדוגמא: ”ביום שני ב11 בבוקר תור לרופא שינייםוביום רביעי אחר הצהריים אימון בחדר כושר“.

צעד שני:
לאחר מכן, תתחילו להכניס לשבוע שלכם את השאר הדברים.
משימות קטנות וגדולות שי שלכם לבצע, פגישות שצריך לקבוע, רעיונות שאתם רוצים לבצע. אימונים בחדר כושר, פגישות עם חברים, זמנים המוקדשים לבילוי עם המשפחה.

צעד שלישי:
אם אתם צריכים זמן מרוכז להקדיש למשהו, זה הזמן לכתוב אותו ביומן:
אם זה שעתיים לכתוב עבודה, פוסט בבלוג, או זמן לעבור בבנק.
עכשיו זה גם הרגע המתאים למצוא זמן לדברים שחשובים לכם!
אל תגידו לעצמיכם: ”נראה כבר אם יהיה לי פנאי ללכת לרקוד השבוע
אונראה אם אני אספיק להיפגש עם חברים“.
תעשו לזה מקום, ותתיחסו לזה כאל עוד עוגן בלוז שלכם.

אל תוותרו על מה שעושה לכם טוב,
כי תמיד אפשר למצוא לדברים שעושים לנו טוב זמן!
כמובן שדברים יכולים להשתנות או לקפוץ במהלך השבוע ומשימות ימחקו או יתווספו,
אבל רק כשיש לכם הכל מסודר,
יש לכם באמת אפשרות לנווט בין כל הדברים ולהחליט מה חשוב ומתי.

אני יודעת שזה נשמע מוזר, הרי אתם רוצים שיהיה לכם יותר זמן ואני מבקשת מכם לוותר על חצי שעה כל שבוע.
תאמינו לי, החצי שעה הזאת שווה לכם הרבה הרבה הרבה שעות מבוזבזות בהמשך.

3. לדעת לזהות מה חשוב יותר?

או בקיצור, תיעדוף.
לא כל הדברים שאנחנו עושים בחיים חשובים באותה מידה.
ומאוד חשוב להבין את זה.

ללכת לקנות בגדים לא יהיה חשוב כמו התור לרופא שחיכית לו שלושה חודשים.
הפגישה בעבודה לא תיהיה חשובה באותו הרגע שההורים שלך מבקשים ממך להגיע בדחיפות.

החיים שלנו מורכבים מהמון המון אנשים, משימות ופגישות.

הכל נראה תמיד הכי חשוב שיש. וכאן בידיוק נוצר הבלאגן.
חשוב שנדע להפריד, להבין ולתעדף את הדברים שיש לנו לעשות.
וחשוב לדעת לבחור בניהם.
אם יש מקום השבוע רק לערב אחד של בילוי, מה יותר חשוב עבורכם השבוע?
לבלות עם החברים או עם בן/בת הזוג?
יהיו פעמים שיהיה זמן להכל,
אבל גם יהיו זמנים שיהיה צפוף יותר.
יכול להיות שאת הפגישה אני יכולה לקיים מחר,
אבל לענות על המיילים אספיק רק בעוד יומיים.
וזה בסדר. כי כרגע, לענות על המיילים באמת פחות דחוף.

דעו מה חשוב יותר עבורכם,
ונהלו את הזמן שלכם לפי זה.

4. לדעת להעריך נכון את הזמן שלוקח לי לבצע משימות

זאת בעיה שאני נתקלת בה הרבה כשאני עוזרת לאנשים לנהל זמנים נכון יותר.
היכולת להעריך כמה זמן לוקח לנו לעשות כל דבר מאוד מאוד חשובה, ואם אתם לא יודעים לעשות את זה נכון, אתם יכולים ליצור פיגור בלוח זמנים שיצרתם לעצמיכם.

שעה יכולה להיות מספיק זמן, השאלה היא למה.
שעה תיהיה מספיק זמן לבשל ארוחת ערב.
שעה לא תיהיה מספיק זמן לכתוב שתי מצגות, לבצע שיחת טלפון, ולכתוב סיכום למחר.
וגם הדוגמאות האלו תלויות בכם, ובקצב שלכם.
רק אתם יודעים את הקצב שלכם, אבל אתם צריכים לשים לב אליו, ולהעריך אותו נכון.

נסו לשים לב לזמנים הקבועים שלכם.
אם בארוחת צהריים אני צריכה לצאת מהמשרד, ללכת לבית קפה, להזמין, להמתין למנה שלי שתיהיה מוכנה, לאכול, לשלם ולחזור חזרה למשרד אני לא יכולה לתזמן אתארוחת הצהרייםשלי בעשר דקות. אפילו לא בעשרים.
וכך כל השאר.
ממענה על מיילים, וכתיבת הערות לפרוייקט, עד לכמה זמן לוקח לי לצאת מהבית. תבדקו כמה זמן באמת לוקח לכם לעשות משהו כדי שבעתיד תוכלו להקדיש למשימה הזאת את משבצת הזמן הראויה לה.

אין דבר יותר מלחיץ ומתסכל בלהקדיש זמן למשימה,
ולא לסיים אותה,
כי בפועל הקצבתם עבורה הרבה הרבה פחות זמן ממה שהיא אמורה באמת לקחת.

5. זמן שמיועד לסידורים משרדיים – “זמן מיילים”

או כל שם אחר שתרצו להעניק לזמן הזה.
מכירים את זה שאתם מקבלים מייל באמצע נסיעה ולא יכולים לענות?
אתם אומרים לעצמיכם שתטפלו בזה אחר כך.
מכירים את זה שהחבר ביקש שתשלחו לו את ההרצאה ההיא שיכולה לעזור לו?
כתבתם לעצמיכם לעשות את זה רק ששכחתם מזה כי לא היה לכם מתי.

מענה למיילים, שליחת הצעות מחיר, תגובות בפרופילים של הרשתות החברתיות שלכם, ההדפסה של המסמכים ועוד מליון דוגמאות, כל אחד והדוגמאות שלו, אבל הבנתם את העיקרון.
כל אותם דברים קטנים מידי כדי לעצור הכל ולבצע כרגע, אבל חשובים וצריכים להעשות.

למדתי שאם אני מקדישה לעצמי עשרים דקות ביום, או שעה וחצי פעמיים בשבוע לכל אלו, אני לא מפספסת כלום.
בצורה הזאת, אני לא נזכרת במשימות האלו בזמן לא נוחים.
כי אין דרך טובה יותר לצאת מריכוז מאשר להתיישב לעבודה חשובה, ובמקום להיות פרודקטיבים –להיזכר במליון משימות קטנות שעדיין לא עשיתם.
ברגע שתגדירו לעצמיכם זמן ספציפי להתעסק בהם,
אותן משימות יעזבו את המקום שהן תופסות לכם עכשיו בראש.

אלו דברים שלוקחים זמן.
לענות למייל לא לוקחדקהבתור לקופה בסופר,
ותגובה עניינית בפייסבוק לא לוקחת עשר שניות במעלית.

בסופו של דבר אנחנו נמצא את עצמנו מבזבזים הרבה הרבה יותר זמן על הדברים האלה כשאנחנו שוכחים אותם, או שנזכרנו בהם הרגע האחרון ועכשיו אני חייבת לעצור הכל כדי לטפל בהם.

כמובן, שיש את הדברים הדחופים שאנחנו עונים בשותף,
אנחנו חיים בעולם מיידי ואנחנו כבר רגילים לזה.
נסו להחליף את הזמינות המיידית שלכם לזמנים מבוקרים עבורהתגובות הקטנותהאלו,
ותראו שיש זמן להכל.

זמן מתוך מקום רגוע ומרוכז,
ולא מתוך כאוס, לחץ, ומליון משימות ומחשבות במקביל.

בהצלחה לכם!
גלו את הכיף בניהול זמן נכון אפקטיבי,
והכניסו השבוע ללוז שלכם לפחות דבר אחד שעושה לכם טוב😉

למי שיש שאלות נוספות לגבי ניהול זמן אפקטיבי, מוזמן לכתוב לי ואשמח לעזור לו.

This Post Has One Comment

  1. ממש שומרת במועדפים! פוסט מעולה

Leave a Reply

Close Menu